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Políticas de Tratamiento de Datos

 

                           POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN PERSONAL FIRLAN S.A.S. NIT 811.042.078-6

 

MARCO LEGAL

Esta POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN PERSONAL está dirigida a las personas que de una u otra manera se involucren en el tratamiento de información personal y tengan un vínculo legal, laboral y/o contractual con FIRLAN S.A.S. Este documento se ajusta a la Ley 1581 de 2012 y en especial a lo exigido en el artículo 2.2.2.25.3.1 del Decreto 1074 de 2015.

1     INFORMACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

NIT: 811.042.078-6

Razón social: FIRLAN S.A.S.

Dirección: Calle 46 #53-26 local 102

Ciudad domicilio: Medellín, Antioquia, Colombia

Teléfono contacto: 4-4441078

Correo electrónico:  contabilidad@fashionmen.com.co

 

2     CANALES DE ATENCIÓN AL TITULAR DE LA INFORMACIÓN

Canal 1: Correo electrónico

Correo electrónico:  contabilidad@fashionmen.com

 

3     DEFINICIONES

El artículo 3 de la Ley 1581 de 2012 entrega las definiciones básicas que se deben tener en cuenta para el tratamiento de datos personales:

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

 

4     DEBERES DE FIRLAN S.A.S.

En virtud de la presente POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN PERSONAL y de acuerdo con el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, los siguientes son deberes de FIRLAN S.A.S.:

a)  Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

b)  Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.

c)  Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten en virtud de la autorización otorgada.

d)  Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

e)  Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.

f)   Respetar las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.

g)  Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados por la ley 1581 de 2012.

h)  Identificar cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular.

i)   Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.

j)    Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.

k)  Cumplir  los  requerimientos  e  instrucciones  que  imparta  la  Superintendencia  de

Industria y Comercio sobre el tema en particular.

 

5     DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN

Conforme con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, los titulares de los datos personales contenidos  en  bases  de  datos  que están  bajo  la  tutela  de  FIRLAN S.A.S. tendrán  los siguientes derechos:

a)  Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a FIRLAN S.A.S. en su condición de responsable del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a FIRLAN S.A.S., salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 “Casos en que no es necesaria la autorización”, de la Ley 1581 de 2012.

c)  Ser informado por FIRLAN S.A.S., previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.

d)  Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

e)  Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

f)   Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

 

6     FINALIDADES DE LA RECOLECCIÓN DE LA INFORMACIÓN

La Información proporcionada por los titulares de la información podrá ser usada por FIRLAN S.A.S. de acuerdo con lo establecido en estas prácticas y con el fin de:

a)  Contactarlo para renovaciones de productos, ofrecimiento de productos, servicios y beneficios.

b)  Enviarle información comercial, promocional, invitaciones o atenciones de la compañía o de terceros aliados.

c)  Realizar encuestas y/o sondeos de opinión sobre productos y contenidos. d)  Realizar segmentación de mercado, análisis de consumo y preferencias. e)  Evaluar la calidad de nuestros servicios.

f)   Participar en los espacios de Interacción del sitio web de la compañía.

g)  Brindar  una  experiencia  personal  dentro  de  sus  portales  web  ya  sea  a  través  de contenidos informativos o publicitarios personalizados o no.

h)  Proporcionar   funciones   y   servicios   relacionados   con   los   gustos,   ubicación   y preferencias.

i)   Conocer o comprender la eficacia de los anuncios que lee.

j)    Vincular  a  terceros  con  las  actividades  que  realiza,  como  serían  el  compartir  una promoción o servicio, comentarla, enviarla por correo electrónico a un tercero, señalar que es de su agrado o interés para que sus contactos/amigos la vean en las redes sociales en las que me encuentre inscrito.

k)  En operaciones internas, incluidos la solución de problemas, el análisis de datos, la investigación, el desarrollo y la mejora del servicio.

l)   Cualquier otra en cumplimiento de su objeto social.

 

7     TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

FIRLAN S.A.S.es responsable por velar por el cumplimiento de esta POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN PERSONAL. En cabeza de su Gerente estará atenta para resolver peticiones, consultas y reclamos por parte de los titulares de la información y para realizar cualquier actualización, rectificación y supresión de datos personales, a través de los canales de atención definidos en el ítem Canales de atención al titular de la información. De igual forma, se compromete a proteger la información contenida en las bases de datos mediante el uso de contraseñas para acceder tanto a los servidores como a los motores de bases de datos, así como el ingreso a las diferentes aplicaciones. La información personal contenida en las bases de datos custodiadas por FIRLAN S.A.S. no será publicada en páginas de internet o en sitios de acceso público.

A su vez, quien entrega sus datos personales a FIRLAN S.A.S. declara que conoce y acepta que sus datos pueden ser utilizados para impulsar, dirigir, ejecutar y de manera general, llevar a cabo campañas, promociones o concursos de carácter comercial o publicitario, FIRLAN S.A.S. y sus filiales o subsidiarias o de otras personas o sociedades con quien esta contrate tales actividades, mediante el envío de correo electrónico, mensajes de texto (SMS y/o MMS) o a través de cualquier otro medio análogo y/o digital de comunicación.

8     PROCEDIMIENTOS PARA QUE LOS TITULARES PUEDEN EJERCER SUS DERECHOS

Para consulta, modificación y reclamos relacionados con datos personales, el procedimiento que permite ejercer los derechos de los Titulares de la información es el siguiente:

a)  El Titular de la información debe remitir la solicitud por los canales establecidos al área responsable de la atención de las peticiones, consultas y/o reclamos.

b)  La atención y respuesta a la solicitud observará los términos y tiempos contenidos en los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012, tal como se lee a continuación:

ARTICULO 14. Consultas. Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos, sea esta del sector público o privado. El Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento deberán suministrar a éstos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular. La consulta se formulará por el medio habilitado por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento, siempre y cuando se pueda mantener prueba de ésta.

La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Parágrafo. Las disposiciones contenidas en leyes especiales o los reglamentos expedidos por el Gobierno Nacional podrán establecer términos inferiores, atendiendo a la naturaleza del dato personal.

ARTICULO 15. Reclamos. El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en esta ley, podrán presentar un reclamo ante el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

1. El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al Responsable del Tratamiento o al Encargado del Tratamiento, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

2. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

3. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.”

Para la revocatoria de la autorización y/o supresión del dato los Titulares podrán en todo momento solicitar a FIRLAN S.A.S. la supresión de los datos personales a que se refiere la Ley 1581 de 2012 y/o revocar la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos, mediante la presentación de un reclamo, de acuerdo con el procedimiento indicado en esta Política. Si vencido el término legal respectivo, FIRLAN S.A.S. no hubiere eliminado los datos personales, el Titular tendrá derecho a solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio que ordene la revocatoria de la autorización y/o la supresión de los datos personales.  No  obstante,  los  datos  personales  deberán  ser  conservados  cuando  así  se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.

 

9     VIGENCIA DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN PERSONAL

Esta POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN PERSONAL se encuentra vigente desde su publicación en septiembre de 2016, y reemplaza la política de tratamiento de datos anterior.